KONZENTRATION IM BÜRO

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KONZENTRATION IM BÜRO

“Konzentration im Büro”

Konzentration im Büro ist sehr wichtig für eine effektive Arbeit. Dies gilt jedoch nicht nur für den Chef, sondern auch für Angestellte. Die tägliche Reizüberflutung durch Störfaktoren, Sprachlärm und visuelle Unruhe stellt hierbei besonders in Mehr-Personen-Büros ein erhebliches Problem dar, denn durch störenden Lärm, ständig zu führende Gespräche oder Besucher und durch Ticks von so manchen Kollegen kann häufig die im hohem Maß geforderte Aufmerksamkeit kaum gewährleistet werden. Eine einfache, schnelle und radikale Lösung ist hierbei aus der Vorstellung zu streichen. Menschen suchen soziale Kontakte und die Zusammenarnbeit in einem Team stellt eine zusätzliche Hürde für das totale erlangen von Konzentration dar. Diese spontane, kommunitkative und koopertative Teamarbeit bedarf es an räumlicher Nähe, welche in einem Mehr-Personen-Büro zwar gegeben ist, doch auch ein Störfaktor gesehen werden kann. Ein Kompromiss zwischen den Anforderungen nach höchster Konzentration und effektiver Teamarbeit bietet hier die Abschirmung. Diese kann durch abgegrenzte Arbeitsplätze realisiert werden. Eine mögliche Maßnahme stellen Stellwände dar, welche zum einem dem Angestellten einen privaten und reizärmeren Arbeitsplatz zur Verfügung stellen, aber auch die direkte und spontane Kommunikation kaum einschränkt. Diese Stellwände können den Bedürfnissen des Arbeitgebers und Arbeitnehmers individuell angepasst werden, um die Atmosphäre in einem Büro zu entlasten und damit zu einer erhöhten Effektivität beitragen.


“Fakten über die Konzentration ”

Konzentration ist Klugheit, so besagt es ein altes Sprichwort. Konzentration ist Erfolg, so sagt es die Wissenschaft, denn auffällig häufig sind erfolgreiche Personen Meister der Konzentration. Sie profitieren von ihren Erfahrungen aus der Schule, dem Studium oder der Arbeit selbst und nutzen diese Fähigkeit der Konzentration, um die eigenen Aufmerksamkeit zu bündeln. Diese Zentrierung auf eine Sache erfordert die Fähigkeit zum einen Reize von Außen, als auch die eigenen Gedanken von Innen einzudämmen. Die anspruchsvolle Aufgabe spiegelt den Inbegriff von Konzentration wider. Eine gesteigerte Aufmerksamkeit führt hierbei oftmals die selektive Ausrichtung des Wahrnehmens und Denken durch und erfordert Wachheit und Aufnahmebereitschaft. Es ist zu beachten, dass es ein Unterschied zwischen aktiver und passiver Aufmerksamkeit besteht. Passive Aufmerksamkeit wird durch unwillkürliche, auffällige und neuartige Reize aus dem Umfeld geweckt. Psychische Ablenkungen in Form von Vorlieben, Interessen und Gedanken sind dabei als willkürlich und bewusst ablenkend einzuordnen. Diese aktive Konzentration kann jedoch im Büroalltag selten von Außen beeinflusst werden, sondern vom Angestelltem selbst mittels Motivation und Wille. Die passive Aufmerksamkeit hängt jedoch sehr mit einer Sensibilisierung zusammen, was eine Voraussetzung für die Fähigkeit der Konzentration ist.
Jedoch wird diese Fähigkeit sowohl von der Anlage des Angestellten (Konzentrationsschwäche), als auch durch psychische und umfeldbedingte Einflüsse (Konzentrationsmangel) oftmals negativ ausgeführt. Konzentrationsmangel ist meist eine Folge der unbewältigten Reizüberflutung. Dabei gilt es den Angestellten bestmöglich zu unterstützen, denn Konzentrationsmangel führt häufig zur raschen Ermüdung und erhöht die Stressbarkeit, Vergesslichkeit und Unzufriedenheit und führt sogar gelegentlich zu Kontaktscheue und Ängsten. Somit ist ein Umfeld, welches annähernd frei von Störungen ist eine Rahmenbedingung für die aktive Konzentration. Eine gute Vorsorge mittels einer Störungsabwehr gehört dabei zu einem zentralen Bereich der Konzentrationstechnik.


“Gefährdete Konzentration im Büroalltag”

Umfragen mit Angestellten in Einzel- und Mehrpersonenbüros ergab, dass prinzipiell 76% der Im Einzelbüro tätigen Angestellten keine Konzentrationsprobleme haben, jedoch 87% der im Mehr-Personen-Büro tätigen Angestellten stark bis mäßige Konzentrationsprobleme haben. Dieser gravierende Unterschied zeigt die Wichtigkeit der räumlichen Gegebenheiten für die menschliche Aufmerksamkeit, denn sowohl Lärm durch Gespräche stört 67% stark, visuelle Unruhe beeinflusst 89%, die Beleuchtung 48% und beengte Verhältnisse stören sogar 81% der Angestellten in Mehr-Personen-Büros. Die Einzelbüros weisen diese Probleme häufig kaum auf, den Konzentration gilt als kostbares Gut. Dieses Gut kann jedoch nicht optimal ausgeschöpft werden, denn die Arbeitsbedingungen sind des Öfteren inakzeptabel für die sensible Psyche. Unbequeme Stühle, üble Luft, Sauerstoffmangel, beengte Räume, extreme Temperaturen und schlechte Beleuchtung beeinflussen als Störeinflüsse die effektive Arbeit an Problemen und Aufgaben.
Der Faktor Lärm ist in einem Mehr-Personen-Büro allgegenwärtig, denn die Notwendigkeit von Gesprächen trifft hier auf diese der konzentrierten Computerarbeit. Ebenso der Faktor der visuellen Unruhe beeinflusst die Angestellten, denn wenn mehrere Menschen nebeneinander arbeiten entsteht nicht nur Lärm sondern auch Bewegung, welche ein massives Stresspotenzial erzeugen kann. Weitere Faktoren tragen zu einem Konzentrationsmangel im eigenem Büro bei und werden nur selten erkannt und eingeschränkt. Dabei erfordert die moderne Bürotätigkeit eine massive Konzentrationsleistung. Das Informationsvolumen nimmt mit den ausschweifenden Ansprüchen stetig zu. Außerdem beschleunigt sich auch das Verarbeitungstempo zusehens, was dazu führt, dass besonders die Bildschirm-Arbeit mit steigender Schnelligkeit und Ansprüchen das Konzentrationsvermögen für sich vereinnahmt. Im Durchschnitt verbringt dabei etwa jeder Angestellte gut die Hälfte seiner Arbeitszeit mit Tätigkeiten, welche die Konzentration im Sinne von filtern, denken, lesen, schreiben und rechnen benötigen.


“Vertiefend: Konzentration und visuelle Reize ”

Visuelle Reize behindern die aktive Aufnahme von Informationen. Der Angestellte versucht sich auf seine aufgegebene Aufgabe zu konzentrieren, doch trotz der niedrigen Lärmbelastung, ist dieser unkonzentriert und arbeitet schlecht und schleppend. Die Ursache dafür ist der ungünstige Platz, denn der Büroverkehr führt dazu, dass der aufgebaute Faden ständig abreist. Ständig Bewegen sich Andere und neue Menschen betreten oder verlassen das Büro. Die Umwelt verändert sich somit durchgängig. An diese Veränderung möchte sich jedoch der Mensch von Natur aus anpassen und mögliche Gefahren einschätzen, so kommt es dass etwa 67% der Angestellten regelmäßig aufblickt, wenn jemand an seinem Arbeitsplatz vorbeiläuft, was für einen Büroverkehr besonders in großen Büros mit vielen Personen allgegenwärtig ist. In diesem Fall stört die Strategie des natürlichen Überlebens die Konzentration. Denn das ständige Aufnehmen von Informationen aus der Umwelt und die damit verbundene Verarbeitung führt zu ungewollten Reaktionen, die oftmals nur geringe Auslöser benötigen. Dieser Prozess läuft instinktiv ab und kann durch willentliche Handlung, wie der Wille zur weiteren Bildschirm-Arbeit, nur schlecht bis kaum gesteuert werden und somit den Reize entgegenwirken. Instinktiv reagieren Menschen so auf visuelle Reize ihrer Umgebung, besonders auf Bewegungsreize.
Die Orientierungsreaktion gehört zu dem instinktiven Urprogramm des Menschen und des Tiers, um sich vor Gefahren zu schützen. Diese Orientierung ist die reflexartige Aufmerksamkeit gegenüber der Umwelt, besonders im Hinblick auf Bewegungen, da dies schon in der Frühgeschichte der Menschen lebensnotwendig war. Dies führt häufig zu Stress, welcher damals das Überleben sicherte, heute jedoch den Menschen in seiner Psyche ernsthaft bedrohen kann. Dies wird besonders deutlich, wenn man sich die Anzahl an Personen und die Ursachen für den sogenannten „Burn-Out“ ansieht und den Teilaspekt der visuellen Reize betrachtet.


“Vertiefend: Konzentration und Leistung”

Die Leistung eines Angestellten steht in Abhängigkeit zu der möglichen Konzentration, die dieser durch das Büro und seiner Psyche erlangen kann. So entscheidet die Konzentration durch die fordernden Tätigkeiten über Produktivität und Effektivität der Angestellten und somit des Unternehmens. Störungseinflüsse führen dabei zu einem gravierenden Konzentrationsmangel, denn besonders in Mehr-Personen-Büros wird deutlich, dass etwa 298 Minuten am Tag Angestellte durch akustische Störungen (telefonieren, Besprechen untereinander etc.) beeinflusst werden und etwa 104 visuelle Störfälle pro Tag (Mitarbeiter und Besucher) nochmals hinzu kommen. Diese Faktoren allein können bereits zu einer mengenmäßigen Minderleistung von 20 bis 30 Prozent und zu einer massiven Einbüßung in der Ideentiefe und Ähnlichem führen.

Zudem kommt es häufiger zu krankheitsbedingten Ausfällen und Fehlern bei der Arbeit. Diese Fehler beeinträchtigen nicht selten die Wettbewerbsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens, welches außerdem etwa 10% seines Umsatzes verliert, um Fehler aufzuspüren und bestmöglich zu beheben. Häufig beginnt dabei ein Prozess im Büro, sodass bereits dort die Weichen für einen weniger oder erfolgreichen Produktionsprozess gestellt werden. Ein Fehler hier kann sich durchaus durch die gesamte Produktionskette ziehen und das Unternehmen beeinflussen.
Zusätzlich kostet unkonzentrierte Arbeit durch Störungen, welche nicht behoben werden Zeit. Die Anlaufzeit wird länger, aber auch durch häufige Unterbrechungen muss der Angestellte mehr Zeit aufwenden, um eine Tätigkeit zu erledigen. Experten schätzen den Zeitverlust durch Anlauf- und Einarbeitungsphasen nach Unterbrechungen auf etwa 25% der eigentlich angesetzten Arbeitszeit.


“Kosten mangelnder Konzentration:”

Obwohl sich etwa 90% der Angestellten mehr Abschirmung im Büro wünschen wird dies oftmals nicht realisiert, der Grund ist oft der finanzielle Aspekt. Dabei sind von den 90% etwa 26% der Meinung dass dies unbedingt notwendig sei. Meist wird der finanzielle Aspekt jedoch nicht auf die Folgen mangelnder Konzentration bezogen, denn Unternehmen verlieren einen großen Teil der Arbeits- und Leistungszeit ihrer Angestellten aufgrund von Krankheit und Minderleistungen, was auch bewiesenerweise mit dem Konzentrationsmangel und dem zunehmendem Druck auf die Angestellten zusammenhängt. Im Durchschnitt liegt die Krankheitsquote in der Verwaltung bei gut 7% und zusätzlich ist auch Verteil- und Einstiegszeit abzuziehen. Verteilzeit bezeichnet hier die unproduktive Arbeitszeit wegen des unrationalem Arbeitsablaufs und mangelnder Ablaufsorganisation. Häuftig dienen so auch Privatgespräche und Pausen zum Durchatmen dem Stressabbau, doch diese unproduktive Arbeitszeit gilt es zunehmend zu rationieren, was bereits viele Betriebe auf unterschiedliche Art und weisen versuchen. Dabei entsteht jedoch häufig eine hohe Unzufriedenheit und der Konzentrationsmangel aufgrund von mangelnder Motivation nimmt zu. Dabei ist belegt, dass Konzentrationsmangel die Leistungsfähigkeit massiv senkt. Dies bedeutet natürlich umgekehrt, dass das Verbessern der Konzentrationsbedingungen besonders im Mehr-Personen-Büro die Kosten auf langer Sicht senkt und die Arbeitnehmer unterstützt.


Windorientierter Aufbau in der Arbeitsplatzgestaltung, um die Konzentration zu erleichtern und Geld zu sparen: Der größte Faktor für mangelnde Konzentration ist der Mensch, denn er verursacht zum einen Sprachlärm und Ablenkung, als auch visuelle Reize. Demnach wäre es am effektivsten, um ein hohes Maß an Konzentration zu erhalten, die Angestellten voneinander zu isolieren, doch ebenso wichtig wie eine konzentrierte Arbeit ist Teamarbeit, welche den sozialen Kontakt, Kooperation und Kommunikation fordert und als menschliches Grundbedürfnisse präsent ist. So besteht ein optimaler Arbeitsplatz aus einem gewissen Maß von Abgeschlossenheit und Zugang, was jeweils in Abhängigkeit zu der auszuübenden Tätigkeit steht. Diese Faktoren stehen jedoch antithetisch gegenüber, was einen Kompromiss erfordert, um möglichst produktiv und effizient zu sein: Der windorientierte Arbeitsplatz. Dieser besteht aus flexiblen Stellwänden, welche deutlich den Einfluss von Störfaktoren mindert, aber auch die Büromitglieder nicht vollkommen isoliert. Flexible Funktionswände fördern die Konzentration und somit die Leistungsfähigkeit. So wurden nachweislich positive Effekte ergonomischer und funktioneller Arbeitsplätze festgestellt. Zudem bieten diese Stellwände eine Reduzierung der Organisationszeit, da diese eine vergrößerte Ablage- und Informationsfläche im direktem Blick- und Griffbereich besitzen und zusätzlich damit die visuellen Reize des Büroverkehrs vermindern und die Reize durch Arbeitsbewegungen und Ticks der Kollegen am Arbeitsplatz isolieren.
Somit sorgt eine Investition in die jeweiligen Büros in Form von Einrichtungskonzepten und Mobiliar für die Minimierung von Störfaktoren und führt zu einem Leistungsplus von etwa 40%.


“Zusammenfassung:”

Konzentration: Zentrierung der Aufmerksamkeit auf ein Problem Konzentrationsmangel: psychische und umfeldbedingte Beeinträchtigung Folgen: Leistungsverlust, erhöhte Fehlerhäufigkeit, vorzeitige Ermüdung, Zeitverlust, Demotivation, Ärger und Stress → Konzentrationsmangel durch visuelle Unruhe und Lärm führt zu einem Leistungsverlust der Personalkosten von mehr als 10%. Büro und Konzentration: Die Hälfte der Büroarbeit besteht aus Tätigkeiten die ein sehr hohes Maß an Konzentration erfordern. Problem im Mehr-Personen-Büro: Störfaktoren von Außen ziehen die Aufmerksamkeit auf sich und behindern die Konzentration durch Lärm, visuelle Unruhe, unangepasstes Klima, beengte Arbeitsplatzverhältnisse, ungeeignete Beleuchtung und unflexibles, unbequemes sowie ungesundes Mobiliar. Lösung im Mehr-Personen-Büro: Störfaktoren müssen abgeschirmt werden. Dies gilt besonders für Sprachlärm und visuelle Faktoren, wogegen Stellwände besonders gut isolieren. Diese führen zu einer verbesserten Konzentration, mehr Leistung, weniger Zeitverlust und psychischer Motivation. Geeignetes Mobiliar und die individuelle Vorsorge durch Gespräche, kann diese positiven Effekte nochmals steigern und ggf. ergänzen.